中國通信服務(wù)(中通服)上海郵電設(shè)計院有限公司是中國通信服務(wù)股份有限公司(國內(nèi)通信行業(yè)第一家在香港上市的生產(chǎn)性服務(wù)類企業(yè),證券代碼0552)的下屬專業(yè)公司,2007年底榮登中國工程設(shè)計企業(yè)60強(qiáng)之列。專業(yè)從事信息技術(shù)應(yīng)用的中大型甲級勘察設(shè)計院,主要承擔(dān)各種規(guī)模通信工程設(shè)計任務(wù)和通信房屋建筑工程設(shè)計任務(wù)。

多年以來,公司為客戶提供了大量優(yōu)質(zhì)的勘察、設(shè)計、咨詢及工程管理服務(wù),為上海乃至全國的通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作出了卓越的貢獻(xiàn)。其中,榮獲國家優(yōu)秀工程設(shè)計獎4項,國家優(yōu)秀咨詢成果獎2項,33項部優(yōu)秀設(shè)計獎,3項市優(yōu)秀設(shè)計獎,107項局優(yōu)秀設(shè)計獎,8項部、局級科技進(jìn)步獎,3項市優(yōu)秀建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計獎,1項上海優(yōu)秀咨詢成果一等獎。


1. 信息化建設(shè)歷程

上海郵電院信息系統(tǒng)的建設(shè)從2005年底起,選擇與金慧公司為合作伙伴至今已經(jīng)近10年時間了。

雙方合作期間,主要采用了重點解決核心業(yè)務(wù)管理的實施策略系統(tǒng),分批次、分階段進(jìn)行建設(shè)。首先快速實施了市場經(jīng)營管理模塊,隨后就重點投入核心的設(shè)計項目管理子系統(tǒng)的建設(shè),隨后又展開了項目核算方面等子系統(tǒng)的建設(shè)。建成后各模塊均全部投入正式使用,真真實實做到了生產(chǎn)和信息系統(tǒng)的高度融合:

? 項目一期:實施了企業(yè)應(yīng)用門戶、市場經(jīng)營管理、設(shè)計項目管理、圖文檔管理及領(lǐng)導(dǎo)查詢模塊,其中最核心的設(shè)計項目管理系統(tǒng)于2006年年底全院正式上線運(yùn)行;2007年2月,應(yīng)郵電院業(yè)主要求,又委托金慧公司實施了與上海電信公司外部協(xié)作管理信息系統(tǒng)的集成系統(tǒng)(是電信行業(yè)內(nèi)唯一的與業(yè)主應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)了高度自動化緊密集成的系統(tǒng))。

? 項目二期:2007年9月啟動實施項目管理信息系統(tǒng)二期工程,于12月又補(bǔ)充實施了上海郵電科研項目管理系統(tǒng)。

? 項目三期:于2008年11月正式啟動,主要實施了軟件項目管理、項目管理功能擴(kuò)充及調(diào)整、TL9000管理新增內(nèi)容、市場經(jīng)營調(diào)整內(nèi)容、系統(tǒng)管理調(diào)整內(nèi)容、科研項目管理調(diào)整內(nèi)容、圖檔管理調(diào)整內(nèi)容模塊。

? 項目四期(可研模塊接口系統(tǒng)):于2010年1月正式啟動,主要實施了項目立項管理、項目部門分解、可研責(zé)任人管理、意見征求稿管理、待評審稿管理、評審后修改稿管理模塊。

? 項目五期(設(shè)計項目核算管理系統(tǒng)):于2010年5月正式啟動,主要實施了客戶管理、經(jīng)營合同管理、委設(shè)合同管理、發(fā)票管理、收款管理、收入確認(rèn)管理、應(yīng)收賬款管理、應(yīng)付賬款管理、T+1信息管理、供方信息管理、成本預(yù)付管理、費用支付管理、憑證信息管理、部門委設(shè)額度管理、設(shè)計批復(fù)管理、項目替換管理、項目核算統(tǒng)計報表模塊。

? 項目六期(工程項目核算管理系統(tǒng)):與2010年6月正式啟動,主要實施了工程項目信息管理、收款管理、收入管理、付款管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、預(yù)收款管理、預(yù)付款管理、憑證管理、項目核算統(tǒng)計報表模塊。

雙方于2013年開始著手對于現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面升級,并在項目管理和項目核算方面做了重新梳理。新版本的系統(tǒng)采用的是金慧全新的第五代產(chǎn)品,新版系統(tǒng)大大改進(jìn)了以前版本的不足,在穩(wěn)定性、易用性、友好性、業(yè)務(wù)完整性方面得到了很大的提高,系統(tǒng)功能強(qiáng)大,同時操作簡單、靈活。



2. 系統(tǒng)概況

在各類項目管理生命周期中,加大對項目核算方面的系統(tǒng)建設(shè),建立完善項目核算的原始記錄,輔助提高各項目核算的質(zhì)量:

對于上海郵電院的設(shè)計項目,系統(tǒng)將各項目的各類費用信息進(jìn)行明細(xì)的管理,建立項目核算的原始記錄,保證項目核算的準(zhǔn)確性,其中包括各項目的開票信息、退票信息、收款信息、各項目參與人員的借款信息、還款信息、報銷信息等;同時,系統(tǒng)也提供了對各種原始數(shù)據(jù)的分析,輸出管理人員關(guān)心的相關(guān)費用信息的功能,比如各項目的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款以及預(yù)算執(zhí)行差異分析等,為項目相關(guān)管理人員提供項目各類費用參考依據(jù)。

對于上海郵電院的科研項目,系統(tǒng)也在項目經(jīng)費使用申請、借款、報銷、收入、成本分?jǐn)偟确矫嫣峁┝擞行У墓芾矸绞健?

上海郵電院項目核算管理將項目費用預(yù)估、項目成本歸集、項目費用的分析形成閉環(huán),同時建立項目的各類費用與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的往來關(guān)系,真真切切的將項目核算管理了起來,輔助提高了上海郵電院各項目核算的效率和質(zhì)量。


系統(tǒng)采用了多種設(shè)計管理流程模式,既滿足了管理規(guī)范性的要求,同時也使系統(tǒng)的應(yīng)用具備了相當(dāng)?shù)撵`活性與變通性:

上海郵電院項目的特點是項目數(shù)量很多、項目規(guī)模相對較小、設(shè)計周期較短、項目管理的變數(shù)較大,如果所有的項目均完全采用嚴(yán)格的流程控制,其實用性會比較弱,但是如果均采用簡化的流程或只對項目結(jié)果進(jìn)行管理,也不能達(dá)到提高管理水平的作用。

針對以上特點和管理要求,本系統(tǒng)采用了多種設(shè)計管理流程模式來解決這一問題。具體體現(xiàn)在:我們對企業(yè)的院管項目及部管項目定義了不同的管理流程,同時依據(jù)各種項目不同的重要程度及緊急程度定義了強(qiáng)控管理、弱控管理、應(yīng)急項目管理等不同的管理流程及管理模式,系統(tǒng)同時實現(xiàn)了強(qiáng)大的變更管理功能。這種多種的設(shè)計管理路程模式既解決了重要項目規(guī)范化管理的要求,提升了管理水平,同時也適應(yīng)了許多小型項目、項目變化情況頻繁的項目、以及需要進(jìn)行緊急處理項目的管理需要,以適應(yīng)快速變化的客戶需要。


實現(xiàn)了郵電院與業(yè)主高度實時的資料交互和信息傳遞,其服務(wù)響應(yīng)速度是傳統(tǒng)方式所無法比擬的:

在實施了和上海電信外協(xié)系統(tǒng)的對接系統(tǒng)后,上海郵電的業(yè)主上海電信可以高度實時地掌握項目的人力資源配備情況,項目的計劃情況,各類設(shè)計成果(設(shè)計說明、圖紙、概預(yù)算表、勘測記錄等)通過系統(tǒng)可以自動發(fā)送至上海電信的外協(xié)系統(tǒng)中,使業(yè)主以最快的速度獲得設(shè)計成品,極大地避免了以前因為變更所發(fā)生的各種人為差錯,提高了和業(yè)主的溝通效率。同時再次也證明了金慧公司系統(tǒng)的開放性,以及金慧公司與其它系統(tǒng)集成的技術(shù)能力。

通過生產(chǎn)流程管理和質(zhì)量貫標(biāo)過程的融合, 真正地把ISO過程融入到了系統(tǒng)中。系統(tǒng)能夠自動生成過程表單,減輕手工作量:

針對上海郵電院ISO質(zhì)量管理過程中質(zhì)量表單手工填寫工作量大,流轉(zhuǎn)效率低,補(bǔ)填現(xiàn)象嚴(yán)重等問題,系統(tǒng)提供了ISO質(zhì)量表單電子化填寫、審批流轉(zhuǎn)、版本管理、查詢監(jiān)控、歸檔一體化解決方案。

按照上海郵電院生成作業(yè)流程系統(tǒng),系統(tǒng)在后臺自動生成每個項目設(shè)計過程中參與系統(tǒng)流程的所有ISO表單,質(zhì)量表單中的許多內(nèi)容可從系統(tǒng)中自動提取,減輕手工編制時的大量重復(fù)填寫工作量。每個ISO表單提供過程版本功能,即變更后系統(tǒng)自動升版ISO表單。同時系統(tǒng)提供了ISO表單的查詢功能,用戶可以根據(jù)項目相關(guān)信息查詢ISO表單。對在系統(tǒng)中不存在的信息,系統(tǒng)可以預(yù)留補(bǔ)填的功能。


3. 應(yīng)用情況

目前系統(tǒng)運(yùn)行情況十分順暢,各部門對該系統(tǒng)的運(yùn)行都很配合(統(tǒng)計數(shù)據(jù)截止至2015年中旬)。

目前累計已有14694項目、29566個合同、202073個卷冊在系統(tǒng)中進(jìn)行管理,使用系統(tǒng)的人員大概有1263人。

核算模塊中,發(fā)票數(shù)量24709項(其中新錄入5074個),進(jìn)度收入72876項(其中新錄入18867個),結(jié)算收入122497項(其中新錄入37238個),收款163624項(其中新錄入29595個),付款38098項(其中新錄入13060個)。

系統(tǒng)運(yùn)行期間,多次組織各部門使用人員進(jìn)行座談,討論運(yùn)行系統(tǒng)后給公司帶來的效益,和哪些可以再優(yōu)化的地方。使用過程中各部門提出了許多寶貴的意見,同時也對我們系統(tǒng)做出了高度的評價。具體表現(xiàn)以下幾個方面:

1) 加強(qiáng)了管理,減少了差錯:

由于郵電行業(yè)每年所立項目非常多,在以前項目管理人員不知道哪些項目目前在哪個階段了?是否延期?立項時的設(shè)計編號承接部門是否分錯?這些問題在沒上系統(tǒng)時,都是很難解決的?,F(xiàn)在上系統(tǒng)后,項目管理人員通過系統(tǒng),可以對每個項目進(jìn)行監(jiān)控,實時地了解項目運(yùn)行進(jìn)度,及時調(diào)整。立項時出錯情況也會很少,以前可能一直要到出圖、出版時才知道項目設(shè)計編號分錯,現(xiàn)在一旦立項,各評審人員及承接部門都會看到,如果有錯可以馬上收回重發(fā)。

2) 加強(qiáng)信息分析,為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù):

在我們系統(tǒng)中,我們可以統(tǒng)計年、月、周、天的全院及各部門承接項目的情況與進(jìn)度,并可按項目類型及供應(yīng)商等進(jìn)行分類統(tǒng)計,為領(lǐng)導(dǎo)對后面一段時間工作的安排,以及公司今后的發(fā)展方向提供一份數(shù)據(jù)依據(jù)。沒上系統(tǒng)前,要得到這些數(shù)據(jù),可能需要一周,甚至半個月才能統(tǒng)計到,并且準(zhǔn)確性還不能保證。上我們系統(tǒng)后,我們可以為公司領(lǐng)導(dǎo)實時的提供這些報表,領(lǐng)導(dǎo)只需按自己需求輸入查詢條件就可以了。

3) 加強(qiáng)了院部生產(chǎn)管理的控制權(quán),加強(qiáng)項目執(zhí)行力度,增加信息透明度:

沒上系統(tǒng)前,項目分發(fā)到各部門過程中,對于不同類型、大小、產(chǎn)值的項目,各部門承接的態(tài)度與執(zhí)行的力度都會有很大的反差。上系統(tǒng)后,項目的立項、分發(fā)都由生產(chǎn)管理部統(tǒng)一分配管理。這樣,增強(qiáng)了項目執(zhí)行的力度,也對各部門的工作實現(xiàn)了統(tǒng)一的管理。有權(quán)限的人員可以查看其它部門承接了哪些項目,增加了信息的透明度,減少了各部門間的矛盾。

4) 實現(xiàn)了郵電院與業(yè)主高度實時的資料交互和信息傳遞,其服務(wù)響應(yīng)速度是傳統(tǒng)方式所無法比擬的。

在實施了和上海電信外協(xié)系統(tǒng)的對接系統(tǒng)后,上海郵電的業(yè)主上海電信可以高度實時地掌握項目的人力資源配備情況,項目的計劃情況,各類設(shè)計成果(設(shè)計說明、圖紙、概預(yù)算表、勘測記錄等)通過系統(tǒng)可以自動發(fā)送至上海電信的外協(xié)系統(tǒng)中,使業(yè)主以最快的速度獲得設(shè)計成品,極大地避免了以前因為變更所發(fā)生的各種人為差錯,提高了和業(yè)主的溝通效率。同時再次也證明了金慧公司系統(tǒng)的開放性,以及金慧公司與其它系統(tǒng)集成的技術(shù)能力。

5) 通過生產(chǎn)流程管理和質(zhì)量貫標(biāo)過程的融合, 真正地把ISO過程融入到了系統(tǒng)中。系統(tǒng)自動生成過程表單,解放了生產(chǎn)人員大量填寫表單的工作。

6) 通過建立企業(yè)級項目管理體系,實現(xiàn)了人員資源的負(fù)荷管理。

7) 通過建立項目文檔管理,解決了設(shè)計過程中大量過程文檔、資料的動態(tài)管理,實現(xiàn)了資源的共享。

以上就是目前所體現(xiàn)出的一些好處,隨著系統(tǒng)的不斷運(yùn)行,不斷優(yōu)化,管理信息系統(tǒng)的價值還會得到更深入的體現(xiàn)。